google drive productividad¿Todavía envías interminables listas de fotos y adjuntos por email? Te damos buenos ejemplos de cómo la nube puede facilitarte las cosas, no te lo pierdas!! 😀

Escribo este post después de comentar con varios clientes el tema de copias de seguridad, y hoy mismo, una cliente intentaba enviarme varios ficheros de 5 Mb por email.

Todo esto lo solucionamos mediante la famosa nube

Hace 15 años teníamos en las empresas el servidor y luego varios ordenadores que se conectaban a este servidor y podían acceder a programas y datos.

Actualmente no tiene ningún sentido comprar una máquina para guardar programas o datos. Lo que se utiliza actualmente son plataformas mediante internet que guardan nuestros datos directamente en “la nube” (de servidores suyos).

 

Nosotros no nos preocupamos de nada y ellos ya guardan toda la información en Internet. Con esto ganamos:

  • Independencia del hardware
  • Accesibilidad desde cualquier dispositivo
  • Disponible siempre, no depende de la luz, internet, etc. de la oficina
  • Seguridad

Pondremos un ejemplo para verlo más claro pero antes podéis ver un divertido vídeo de google.


Pasamos a mostraros un ejemplo.

google driveYo utilizo Google Drive para todos los proyectos.

Tengo una carpeta en Google Drive que se llama Tao Visual y allí está absolutamente toda la información de la empresa, clientes, desarrollos, facturas, etc. Tengo sincronizada una carpeta en mi ordenador y cuando creo un documento automáticamente me lo guarda en Internet.

Si esperando en cualquier sitio necesito consultar algún documento puedo acceder desde:

mi móvil, tablet, smart tv, ordenador de la suegra, etc.

No dependo ni de ningún dispositivo ni de ningún sistema operativo. En caso de catástrofe y se quema la oficina o se rompe un ordenador es tan fácil como configurar con mi usuario y contraseña un nuevo dispositivo y ya estoy funcionando.

 

tao visualDe hecho, hace unos meses me compré mi nuevo ordenador y a los 5 minutos ya estaba trabajando plenamente con la documentación de la empresa. Lejos ha quedado lo de instalar sistema operativo, suite de office, suite de adobe, etc. y tardar 2 horas para ser productivo.

Y sobre las copias de seguridad no son necesarias en sí, ya que la información difícilmente se pierde. Aunque estoy pensando en hacer copias periódicas de Google Drive por sí algún día quiebra Google (aunque parece muy lejano).

Y para enviar un documento es tan fácil como marcar el archivo como archivo público y enviar un link a este archivo. Te evitas tener que vigilar el peso de los ficheros, ya que el contenido que envías es un texto que al clicar es cuando se descargan el archivo.

 

productividad tao visualEl punto más fuerte y lo mejor es la posibilidad de compartir carpetas y archivos. Nosotros en cada proyecto compartimos una carpeta en Google Drive con el cliente. El cliente va subiendo imágenes, textos, videos y archivos mientras nosotros vamos maquetando su web con esta información.

Así no estemos con el típico texto revisado 15 veces y enviado 20 que nadie sabe qué versión es la última. Solo hay un documento que entran lo modifican y todos ya lo tenemos cambiado. Este punto nos evita una gran cantidad de errores y confusiones que se traducen en horas de trabajo.

Como nube hay muchas plataformas distintas, yo uso Google Drive pero está iCloud de Apple, Dropbox, OneDrive de Microsoft y muchos más.

ProductividadSi te interesa y quieres que te ayudemos a montar tu sistema de información en la nube rellena el formulario.