Esta semana varios clientes me han comentado la dificultad que tienen para que sus trabajadores realicen una tarea relativamente simple de forma correcta. Esto me ha dado que pensar y expongo aquí una pequeña guía con pasos a seguir para realizar una tarea excelente. Para facilitar la comprensión voy a poner un ejemplo real de una tarea que he pedido a un trabajador. La tarea es “Subir artículos a una tienda virtual”.

  1. Analizar la tarea encomendada.
    Si analizamos la tarea “subir artículos a una tienda virtual” ya vemos que tipo de trabajo es y como nos  tenemos que posicionar. Es una tarea que haremos en un ordenador y necesita concentración media, tendremos los 3 primeros artículos donde nos aparecerán las dudas y luego será una tarea más mecánica.
  2. Revisar que tengamos todo lo necesario
    En este ejemplo en directo necesitamos usuario y contraseña de la tienda virtual y los artículos a subir con sus textos y sus fotos. Primero miramos todo lo que nos han subministrado para hacer la tarea y luego hacemos una lista o un email con todo lo que creemos que nos falta. Si en directo nos falta usuario y contraseña, no podemos avanzar, pero no nos quedamos atascados. Imaginamos que ya los tenemos y visualizamos el proceso completo: necesito un artículo con su título, su descripción, su precio y su foto. Si no lo tengo todo hago una sola lista vía email y se la envío a quien me ha encomendado la tarea.
    En este paso es muy importante no ir pidiendo cada dato necesario en el momento que lo vemos ya que estaríamos interrumpiendo constantemente el trabajo del compañero. Se hace la lista completa y se le interrumpe una sola vez para informarle que tiene un email con todo lo que se necesita. Él cuando tenga tiempo seguirá estos mismos pasos para contestar el email.
  3. Posicionarse en el lugar de quien ha mandado la tarea
    Este punto es básicamente pensar, ¿porque me encomendado la tarea? ¿como espera que haga esta tarea? ¿que puntos importantes no visibles a primera vista tiene esta tarea? En el ejemplo hay varios puntos que el demandante (en este caso yo) ve como obvios y que la persona realiza la tarea puede no saberlo o acordarse. En el ejemplo se entiende que al subir imágenes en una tienda virtual siempre tienen que estar optimizadas al tamaño máximo que se visualiza y con nombres apropiados para el posicionamiento.
  4. Revisar los dos primeros casos antes de automatizar el proceso
    Como en el ejemplo se va a publicar una multitud de artículos es importante revisar los dos primeros realizados, para confirmar que el punto anterior se ha llevado a cabo correctamente. Una vez confirmada se puede pasar a la parte más mecánica.
  5. Realizar la tarea
    Hacer lo que nos han pedido de la forma más eficiente y correcta con mucho esmero. La multitarea humana es un mito, lo único que consigue es perder el foco.
  6. Valor añadido
    Como personas cada uno puede pensar “en que más puedo ayudar” y añadir un valor personal. Lógicamente este valor no puede absorver más tiempo que la tarea, pero en el ejemplo podríamos hacer un listado de los artículos entrados ordenados por mejor puntuación según software de posicionamiento. Así para futuras tareas ya tenemos trabajo adelantado. Y a la hora de presentar la tarea realizada mucho mejor un listado en Excel que un “ya está”.
  7. Pregunta final
    La pregunta final que debemos hacernos cada vez que vamos a entregar una tarea por pequeña que sea es “¿estoy orgullos@ de como lo he realizado?”. Si la respuesta es que no, propongo que volvamos al paso 3 y empecemos de nuevo.

Espero que te sirva. Si crees que me he dejado un paso o mejoraría algo de este proceso estaré encantado de recibir tu feedback en el formulario.