Hoy vamos a hablar de los distintos métodos de comunicación que podemos utilizar con los clientes. En Tao Visual tenemos una variedad importante de clientes por lo que los métodos de comunicación son muy variados y variopintos.
Básicamente los resumiremos en 3 grandes vías de comunicación:
Email
Sin duda la mejor opción para el día a día. Normalmente cuando queremos transmitir algo por email, nos tenemos que sentar, pensar, redactar y escribir. En la redacción normalmente se intenta que las palabras que vayamos a escribir sean coherente y que nuestro interlocutor entienda. Es muy importante el paso de conocer al receptor y que conocimientos tiene sobre el tema. Muchas veces redundar la información aclara el mensaje. Es mucho mejor «El listado de productos que revisado esta mañana preferimos ordenado por totales» que mensajes como «Lo de antes: por totales».
También hay algunas normas básicas para escribir un email que son interesantes repasar.
Otro tema es el tiempo de respuesta. Cuando escribimos un email no esperamos contestación inmediata, sino que sabemos que la persona receptora seguramente tiene otras actividades en su vida y cuando pueda nos va a responder. En este sentido el email es un sistema de comunicación muy respetuoso.
SKYPE en reuniones agendadas
Cuando hay que decidir sobre alguna cuestión se agenda para un día y hora concreto una reunión por Skype o Hangout. Es una forma de comunicación fluida y rápida, ya que compartiendo pantalla se pueden explicar comportamientos fácilmente. Con otro método de comunicación explicar comportamientos complejos es más tedioso y mucho menos entendible. Lo importante es que siempre tiene que ser pactada la reunión. No contestamos nunca videoconferencias sin reservarle un tiempo.
Whatsapp y otras aplicaciones
Hay procesos concretos donde trabajamos «codo a codo» con el cliente y es necesario obtener datos concretos de forma relativamente ràpida. En este contexto aplicaciones como Whatsapp, Telegram o Facebook messenger pueden servir. Personalmente no me gustan mucho porque son comunicaciones muy rápidas y normalmente nos saltamos el paso de pensar y redactar. Son frecuentes los mensajes abstractos como «hola como lo tenemos?» o mensajes escritos en cualquier cola como la de la panadería. Mensajes que se escriben en 10 segundo y que esperan que el receptor lo entienda.
Es un método más agresivo ya que cada vez que escribimos al interlocutor le suena un aviso sonoro. Y el tiempo de respuesta que se espera es relativamente rápido. Hay gente que si no contestas un whastapp en menos de 1 hora, te llaman. Y vamos a ver eso, las llamadas.
Teléfono
Las llamadas de teléfono tienen varias cualidades que vamos a detallar una a una.
- Agresivo : Cuando alguien te llama suena una alarma que no para hasta que dejas absolutamente todo lo que estas haciendo para empezar una comunicación. Además se espera que cada llamada sea respondida y socialmente es una falta de respeto el no contestar una llamada, ya sea en el acto o al rato.
- Irracional : en el momento en que descolgamos el teléfono normalmente no sabemos absolutamente nada de que tema va la llamada y debemos prestar toda la atención para averiguar a que se debe la llamada. Y normalmente esperan una respuesta inmediata. Así que debes dejar la concentración en tu tarea, responder, intentar pensar y ponerte en la situación del emisor en segundos y contestar a las preguntas que sean.
- Impreciso: Una vez das la contestación, aparte de los posibles problemas técnicos de ruido, el emisor y receptor pueden entender cosas distintas. Donde dije digo digo Diego. Y lo peor es que no queda constancia de absolutamente nada, así que cualquiera puede acusar de lo que dijiste sin ninguna prueba escrita ni nada.
- Complementario: lo bueno (y lo malo) es que puedes realizar varias acciones mientras mantienes una llamada de teléfono. Personalmente sólo atiendo al teléfono cuando me preparo y tomo café o cuando conduzco. Voy acumulando llamadas durante el día y en el momento de ir a la cafetería (que está al 2º piso del Parc Bit) o conduzco aprovecho para realizar las llamadas. Esto te ayuda a aprovechar el tiempo pero por otro lado no es la primera vez que tengo que aparcar para recapitular para entender una situación y poder dar mi opinión. Lógicamente conduzco con un manoslibres bluetooth, que nadie coja el teléfono conduciendo por favor.
En resumen, nosotros intentamos siempre comunicarnos por email y con reuniones agendadas. Algunos clientes utilizan el Whatsapp para confirmar diseños, campañas y temas rápidos, aunque no es lo más recomendable y EVITAMOS en la medida que podemos las llamadas de teléfono.
Si queréis que os informemos de más métodos de comunicación podéis contactar con el formulario.
