Esta semana me he encontrado con varios emails en mi bandeja de entrada que me han dolido solo verlos. Es por este motivo que quiero dejaros algunas normas no escritas de como se debe de redactar un email y como realizarlo.
- Mayúsculas las necesarias
Un email que me llegó estaba escrito íntegramente en Mayúsculas. ¡ESO NO! Desde los años 90 donde se utilizaban mucho los chats se acordó que las mayúsculas era un símbolo de gritar. Así que un texto en mayúsculas se interpreta que el emisor está muy enfadado y va gritando. Por suerte no era caso del email que recibí. - Saludo imprescindible
Es por ser bien educados. Siempre que empezamos una comunicación sea físicamente o por internet con Skype, Hangout siempre hay que empezar con el saludo: «buenos días», «hola», etc. El email no es ninguna excepción. Siempre saludamos. - Introducción, nudo y desenlace
Me molestan mucho los emails tipo «lo que comentamos tira adelante». Tengo que parar, pensar, buscar de que hablamos y luego entender la acción que me comenta. En todas las historias, y ahora que estoy contando cuentos a mis niños lo puedo confirmar, siempre hay una introducción, luego el nudo y al final el desenlace. En un email rápido se quiere evitar, pero entonces hacemos pensar más al emisor. En el ejemplo anterior yo propongo:
«Hola Jaume, soy Pedro. Ayer comentamos sobre como vender mis productos por Internet. Aceptamos la propuesta que nos hiciste.» Con este texto no me hace falta pensar nada. Este email es mucho más fácil de leer que el anterior aunque sea más largo. - Facilitar la comprensión
Como en el caso anterior, todos los datos que faciliten la comprensión de nuestro mensaje seran muy bienvenidos por el receptor. - Mensaje de animación
Esto se podría considerar una tontería, pero cuando lo he recibido me ha hecho especial ilusión. Justo antes de despedirte le escribes una acción que anime a tu cliente. Por ejemplo si estamos trabajando en un tema en concreto (un logo) y estoy preguntando por que opción de varias elige. Si me despido en directo, el emisor recibe: «Necesito tu decisión para seguir adelante, estoy parado». Si acabo con un «Seguimos trabajando ;)» , el emisor recibe que seguimos trabajando aunque él no decida. - Llamadas a la acción
Si informamos de algún evento o servicio nuevo que la gente tiene que interactuar es importante que les «llamemos a la acción» con el típico botón o link de «apúntate», «suscríbete», «más información», etc. - Despedida
Igual que en el mundo real, cuando se acaba una comunicación con el dependiente de la tienda, con tu familia, con el extraño del ascensor, siempre acabamos con una despedida. En el email también - Firma
La forma más fácil de saber quien ha escrito es ir al final del email. En la firma siempre tiene que ir «Quien ha escrito» y quien es. Por ejemplo «Jaume Pi – Director de Tao Visual», aunque yo siempre pongo la página web www.taovisual.com donde pueden ver quien soy y que ofrezco.
Espero que te sirva. Si crees que falta algún punto importante o quieres más información de la comunicación empresarial en general rellena nuestro formulario.
